长期数据库管理的关键是保持整齐:如何清理学校的数据

我是这样的人,一旦我开始做某件事,所有的订单就会消失。

混乱开始时很小,然后第二分钟我被一堆纸,一个(或两个)咖啡杯和一大堆便笺纸包围着。

井井有条的工作空间可以提高生产率并使其更容易高效地工作已不是什么秘密。

那么,如果这个“工作区”是您学校的数据库,并且随着时间的推移它积累了过时,不一致,重复或格式错误的数据该怎么办?

有了Spring,现在正是为您的学校数据库提供当之无愧的“春季大扫除”的绝佳时机。

保留还是不保留?

清理衣柜时,通常的做法是将衣服分为两堆。保持并抛出。嗯,清理学校的数据库时应该应用相同的概念。

确定您需要做什么数据和不需要什么数据,并找出阻塞数据库的数据。保留不再相关或不再引用的数据是没有意义的。

如果您在筛选数据和做出艰难决策时遇到困难,请考虑与软件提供商联系,以查看它们是否可以帮助您识别不再使用的数据集或曾经需要但自定义以来的自定义字段变得多余。

预订数据库审核或我们在TASS上称为“运行状况检查”的好方法,是了解您是否正在有效记录和使用数据的好方法。

保持事物一致

看起来很小的数据不一致可能对数据库管理造成灾难性的影响,并使报告和使用数据变得困难。

要注意的常见不一致之处包括大写字母,缩写,地址格式,缺少的字段,不完整的记录和命名约定。

随着员工输入数据,不可避免的会有细微的变化,因此请考虑制定数据输入策略,以向员工提供有关他们应该做和不应该做的事情的指导,从而有助于避免错误并减少不一致之处。

刻录电子表格

尽管Excel是一个熟悉的工具,但依靠它是弄乱数据库的最简单方法,因为数据通常是在一个单独的电子表格中而不是在学校的中央数据库中更新-造成数据差异和对数据的不信任数据的准确性。

加上Excel中缺乏安全功能,这可能会损害学校的记录。

为了降低风险,将数据尽可能保留在一个集中且安全的系统中非常重要。

巩固

您是否曾经坐过来看一下构成您学校技术堆栈的软件系统数量?

堆栈扩展得越广泛,则需要维护的数据库越多,从而使集成和报告变得困难(更不用说增加工作量了)。

将对软件堆栈的检查添加到Spring清除列表中,并确保您了解软件提供商可以支持和集成的内容。

保持整洁

长期数据库管理的关键是保持整齐—保持干净的数据库比清理混乱的数据库要容易得多。

不要堆积问题,并确保正确输入任何新数据的格式。

我们建议每六个月进行一次清理–检查您的数据,找出差距和不一致之处,然后与您的员工联系。每个人都必须了解什么是有效的,什么是无效的,这一点很重要。

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